Artykuły

Oceny okresowe - Jak uczynić skomplikowane prostym!

Naturalnym elementem procesu zarządzania jest dokonywanie okresowych ocen podległych pracowników. Powiedzmy stanowcze NIE! rozbudowanym i często zawiłym arkuszom, które narosłe formą, mało zawierają tak naprawdę treści…

Żeby mierzyć ustal wpierw reguły (co? jak? kiedy?)

Gdzieś trzeba zacząć, a najlepiej tam gdzie początek. Co mierzymy? Realizację i wykonanie zleconych zadań, postawy, rozwój osobisty/zespołu, etc.
Często bagatelizowanym (dalece niesłusznie) elementem procesu oceny jest moment wyznaczania zadań. W gruncie rzeczy uważam, że jest to najbardziej istotny element tegoż procesu. To jak wyznaczymy zadanie będzie rzutować na jego wykonanie, a w konsekwencji i na umiejętność jego oceny.

Jak powinien wyglądać dobrze wyznaczony cel? Posłużymy się tu narzędziem SMART:

- Simple (Prosty)
- Measurable (Mierzalny)
- Achievable (Osiągalny)
- Relevant (Istotny)
- Timely Defined (określony w czasie)

(Więcej o określaniu celów i powyższej metodzie znajdziesz w artykule: “Cel, czyli za siódmą góra, za siódmą rzeką…”)

Często zdarza się też, że ocenie podlega również stosowanie się Pracownika do norm i reguł panujących w organizacji. Szczególnie często widać to w dużych organizacjach o korzeniach zagranicznych. Mowa tu o tzw. Kodeksach etycznych, regulaminach postępowania, etc. Wtedy warto postarać się by normy te zostały jasno i przejrzyście opisane. Warto również sprawdzić, czy są one zrozumiałe dla Pracownika. Im mniej niezrozumiałych i rozmytych opisów, tym lepiej!

Zdarza się równie, że czasokres między ocenami jest wykorzystywany do podwyższania kompetencji pracownika poprzez wyznaczenie ścieżki rozwoju osobistego. Sprawdzamy wówczas, czy i jak dynamicznie pracownik korzystał z narzędzi wspierających jego rozwój.

Ewaluacja

Oceny okresowe to proces elastyczny, żywy. Zdarzy się więc często, że w trakcie tzw. “okresu rozliczeniowego” któreś z celów zostały zrealizowane przed czasem lub też pojawi się potrzeba ustalenia nowych. Temu też służy spotkanie ewaluacyjne. W trakcie takiego spotkania Przełożony i Pracownik aktualizują listę wyznaczonych celów.

Wielki dzień - Sąd ostateczny?

Gdy organizujemy spotkanie z Pracownikiem w celu dokonania oceny okresowej warto pamiętać o kilku przykładowych zasadach:

- Postaraj się o miłą atmosferę podczas spotkania. To nie jest sąd, a jedynie podsumowanie rzeczywistości danego okresu czasu. Uśmiech nie zaboli a pomoże rozładować atmosferę.
- Ocena powinna odwoływać się do zachowań , faktów (ad rem), a nie kwestii osobowych (ad personam). Znaczy to w gruncie rzeczy tyle, że nie oceniamy Pracownika jako osoby, a jedynie jego konkretne zachowania i działania. Pozwoli to na bardziej merytoryczny przekaz, który nie będzie obciążony elementami emocjonalnymi.
- Bądź gotowy uzasadnić każdą ocenę, którą wydasz. Nie postawiaj niedomówień i chętnie odpowiadaj na pytania. Wykaże to jedynie Twój profesjonalizm, kompetencję oraz pomoże pracownikowi lepiej zrozumieć Twój punkt widzenia.

Może zdarzyć się też taka sytuacja, gdy pracownik nie zgodzi się z oceną. Należy wówczas dać mu możliwość odwołania. Wzmacnia to wiarygodność samego systemu ocen, skłania również przełożonych do bardziej wyważonych ocen, opartych o mierzalne argumenty.

Ale po co nam to wszystko?

Takie pytanie pojawia się często, gdy formularze ocen i w ogóle cały proces oceniania okresowego jest zbytnio rozbudowany o nieczytelne i wieloznaczne elementy. Co bardziej znaczące, pytanie takie pojawia się po obu stronach, zarówno pracowników jak i przełożonych. Warto mieć na uwadze wyżej wskazanych kilka zasad a można zbudować narzędzie, które okaże się nieocenionym wsparciem w procesie zarządzania. Oczywiście przyjęty model, co do szczegółów, może się różnić, bo przecież nie każda organizacja jest podobna, a nawet działy różnią się znacznie w ramach jednej organizacji. Pozostaje jednak wciąż jeden postulat - Nie komplikujmy rzeczy, które skomplikowane być nie muszą!